Chaque matin, la même scène : une boîte mail pleine de bons de commande. Un PDF ici, un fichier Excel là, un bon scanné de travers, un email où la quantité est écrite dans le corps du message. Quelqu’un ouvre chaque pièce jointe et ressaisit chaque ligne dans l’outil de gestion.
C’est une tâche que les PME industrielles et de négoce me décrivent souvent. C’est aussi l’une des plus simples à confier à l’IA, à condition de bien s’y prendre.
Pourquoi la ressaisie coûte plus cher qu’elle n’en a l’air
Le temps passé à retaper n’est que la partie visible. Il y a aussi :
- les erreurs de saisie, qui se paient plus tard : mauvaise référence, mauvaise quantité, livraison à refaire ;
- la dépendance à une ou deux personnes : quand elles sont absentes, les commandes attendent ;
- le temps qui ne va pas aux clients : la personne qui saisit est souvent celle qui connaît le mieux vos clients.
Pourquoi les outils classiques bloquent souvent
Les outils de lecture de documents « à modèle » demandent de décrire chaque format de bon de commande. Dès qu’un client change sa mise en page, ou qu’un nouveau client arrive avec son propre format, il faut refaire le modèle.
L’IA lit un bon de commande comme le ferait une personne : elle repère le client, les références, les quantités et la date de livraison, sans modèle à décrire pour chaque format. C’est précieux pour une PME dont chaque client envoie ses commandes à sa façon. Le prototype, construit sur vos vrais bons de commande, permet de le vérifier sur vos cas les plus pénibles.
Comment ça se passe, concrètement
- Réception : les bons de commande arrivent par email, comme aujourd’hui. Vos clients ne changent rien.
- Lecture : l’IA lit chaque commande et remplit les champs de votre outil de gestion.
- Signalement : ce qui est douteux est signalé, et seulement ça. Par exemple une quantité très différente des commandes habituelles de ce client, ou un champ illisible.
- Validation : l’équipe vérifie au lieu de tout retaper. La commande n’entre dans votre logiciel qu’après validation.
L’IA prépare, l’humain décide. Une commande douteuse n’est jamais validée à la place de l’équipe.
Un exemple réel : Posson Packaging
Chez Posson Packaging, fabricant d’emballages, les bons de commande arrivaient par email en PDF ou Excel et étaient ressaisis à la main.
Aujourd’hui, chaque matin, l’IA lit les commandes reçues, remplit les champs et signale en orange uniquement ce qui est douteux. L’équipe vérifie au lieu de tout retaper. Résultat : 1/3 du temps de l’équipe libéré (estimation de l’équipe Posson).
Chez le même client, nous avons aussi livré une assistance aux équipes de maintenance pendant les pannes, et un assistant commercial qui trouve et qualifie de nouveaux prospects.
Ce qu’il faut préparer
Moins que vous ne le pensez :
- quelques bons de commande réels, avec leurs différents formats, y compris les plus pénibles ;
- l’accès à la boîte mail où arrivent les commandes ;
- la façon dont une commande est saisie dans votre outil de gestion ou votre ERP aujourd’hui.
Pas besoin de changer de logiciel. En général, on part de ce que vous utilisez déjà ; on le vérifie ensemble dès le premier échange.
Les questions qu’on me pose
Et si l’IA se trompe ? Ce qui est douteux est signalé pour être vérifié par un humain. Rien n’est saisi sans validation.
Nos données clients sont confidentielles. Un accord de confidentialité (NDA) est signé avant de démarrer. Les données sont hébergées et traitées dans l’Union européenne et ne servent pas à entraîner des modèles d’IA.
Combien de temps pour voir le résultat ? Le prototype gratuit, construit sur vos propres bons de commande, est livré sous 7 jours. Si vous le développez, l’outil est livré sous 2 semaines. Un projet plus gros est annoncé dès le départ.
À qui appartient l’outil ? À vous, code compris. Les coûts de fonctionnement sont indiqués dans le devis.
Par où commencer
Un appel gratuit de 30 minutes suffit pour regarder comment arrivent vos commandes et voir si un prototype a du sens chez vous.